Desiree Aries, Growth Manager C-quential
Personeelsplanningbestaat tot 75% uit herhalende werkzaamheden waarbij je met veel zaken rekening moet houden. Dat maakt een roostersysteem een uitstekende hulp bij het plannen. Door aanvragen voor eenvoudige roosterwijzigingen niet meer door je planners en teamleiders maar door je roostersysteem te laten beoordelen, ontvangen medewerkers direct antwoord. Zo maximaliseer je de roosterbeleving van je medewerkers.
Een groeiend aantal organisaties geeft medewerkers meer invloed op hun rooster. Denk hierbij aan manieren van zelfroosteren als participerend roosteren en zelfroosteren in drie rondes. Toch werken de meeste organisaties nog met traditionele personeelsplanning. Hierbij wordt elke aanvraag voor een roosterwijziging beoordeeld door een planner en/of een teamleider. Daarbij zijn zij veel tijd kwijt aan het uitzoeken van zaken die een roostersysteem al weet.
Neem een voorbeeld van een veel voorkomende eenvoudige aanvraag voor een roosterwijziging: een medewerker doet een verlofaanvraag. Een roostersysteem weet alles wat belangrijk is bij het beoordelen van de aanvraag:
· Hoe de bezetting die periode in het betreffende team, afdeling en locatie eruitziet
· Of bij het goedkeuren van de aanvraag capaciteitsproblemen ontstaan
· Hoe eventuele capaciteitsproblemen opgelost kunnen worden
Geef een roostersysteem een lijst met alle criteria die van toepassing zijn op het beoordelen van eenvoudige roosterwijzigingen en het zal bij elke aanvraag alle relevante criteria nagaan en niets vergeten of overslaan. Zo breng je de doorlooptijd terug naar enkele seconden en haal je veel vertraging uit je planningsproces.
De beste manier om met automatisch plannen te starten is met aanvragen voor roosterwijzigingen die altijd goedgekeurd kunnen worden, zoals wanneer:
· Een medewerker een verlofaanvraag doet voor een periode waarin weinig verlof opgenomen wordt
· Een medewerker wil een dienst kwijt op een moment dat er overbezetting is
· Een medewerker wil een dienst ruilen met iemand van hetzelfde niveau
Zo zijn er binnen elke organisatie met ingeroosterde medewerkers nog vele voorbeelden van aanvragen die altijd goedgekeurd (of afgekeurd) kunnen worden en beter, sneller en efficiënter door een roostersysteem beoordeeld kunnen worden.
Hoewel het personeelstekort op korte termijn niet oplosbaar is, kan deze met gerichte maatregelen wel verminderd worden. Eén van die maatregelen heb je als organisatie in eigen hand: je roosterbeleid. Benut daarbij de kansen van automatisch plannen voor je medewerkers en maximaliseer hun roosterbeleving. Medewerkers willen op elk gewenst moment een aanvraag voor een roosterwijziging kunnen doen en direct antwoord. Dat vergroot hun betrokkenheid bij en tevredenheid over het werk en de organisatie, verbetert hun werkprivébalans en zorgt voor een lager verloop en een hogere bereidheid om extra uren te werken.
Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of 06 11 36 17 22 of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.