Een nieuw roostersysteem: zes tips voor een succesvolle implementatie (deel 1)
Ingrid Daamen, Consultant C-quential
Met de aanschaf van een nieuw roostersysteem zet je als organisatie een belangrijke stap. Maar hoe goed het roostersysteem ook is, de uiteindelijke meerwaarde van het systeem wordt voor een groot gedeelte bepaald door de implementatie. Daarom is het van essentieel belang om prioriteit te geven aan een succesvolle implementatie. In een tweedelige blogreeks geef ik zes tips voor een succesvol implementatietraject, waarmee je als organisatie maximale meerwaarde uit je roostersysteem haalt. In deze eerste blog lees je de eerste drie tips. Lees hier de tweede blog.
• Zorg voor een sterke projectorganisatie
In de meeste gevallen wordt de implementatie van een nieuw roostersysteem begeleid door een projectgroep en een stuurgroep. De projectgroep is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. De stuurgroep functioneert op de achtergrond, maar beslist over essentiële zaken, zoals de interpretatie van wetgeving, CAO en bedrijfseigen regelingen. Neem bijvoorbeeld plusuren: laat je die standaard uitbetalen, compenseren in tijd of laat je de keuze aan de medewerkers? In een digitaal systeem moet er één werkwijze worden afgesproken.
Hierbij is een vlekkeloze communicatie tussen de projectgroep en de stuurgroep cruciaal, met een hoofdrol voor de projectleider. Heb je als organisatie niemand in huis met ervaring in het managen van complexe projecten? Schakel dan een externe in. Het is aan te raden dat de projectleider frequent met de stuurgroep afstemt over te maken beleidskeuzes. Veel organisaties onderschatten hoe tijdrovend dit proces is. Zorg daarom voor een sterke projectorganisatie en voorkom (lange) vertraging.
• Maak de data op orde
Data is de brandstof waar elk roostersysteem op draait. De overgang naar een nieuw roostersysteem is een perfecte gelegenheid om af te rekenen met vervuilde data. Te meer omdat veel organisaties niet alleen de stap zetten naar een nieuw roostersysteem, maar ook naar een meer datagedreven procesvoering en betere managementinformatie. Voer daarom bijtijds een datakwaliteitscheck uit en maak de data op orde - vóór deze te koppelen naar het nieuwe systeem.
Verder is het aan te bevelen om de voor medewerkers belangrijkste data, waaronder in ieder geval plusminuren en verlof, bij hen en/of hun teamleiders te checken. Organisaties die hun data niet op orde hebben maken een valse start in het nieuwe roostersysteem. In dat geval zijn herstelwerkzaamheden nodig om de data op te schonen en (blijvende) negativiteit rond het roosterproces te voorkomen.
• Vergeet teamleiders niet
Bij de overstap naar een nieuw roostersysteem staan vrijwel altijd de medewerkers centraal. Niet verbazingwekkend, want als je als organisatie maximale meerwaarde uit je nieuwe systeem haalt verhoog je bij je medewerkers de tevredenheid en de bereidheid extra uren te werken. Hierdoor kun je inhuur beperken en forse besparingen realiseren. Aangezien medewerkers vaak meer invloed krijgen op hun rooster, nemen zij het nieuwe roostersysteem meestal snel en enthousiast in gebruik.
De grootste uitdaging in de gebruikersacceptatie ligt bij teamleiders. Meer invloed voor medewerkers en andere werkprocessen betekenen een verandering van cultuur en werkwijze die op hen het meeste impact heeft. Vergeet daarom teamleiders niet en zet ook hen centraal tijdens het implementatieproces. Doe dit met begeleiding en training én vanaf het begin in je verhaal: uiteindelijk zijn zij minder tijd kwijt aan planningsissues, dus worden ook zij er beter van.
Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Ingrid Daamen op ingrid.daamen@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.