Snel op- en afschalen van personeel voor GGD Gooi en Vechtstreek

GGD Gooi en Vechtstreek staat sinds de corona-uitbraak voor grote uitdagingen. De grootste uitdaging is het snel kunnen op- en afschalen van personeel. Om de inmiddels meer dan 100 externe medewerkers van bron- en contactonderzoek, teststraten, vaccinatielocaties en het callcenter beter te kunnen informeren over wijzigingen in hun rooster en ook beter met hun wensen rekening te kunnen houden, werkt de organisatie sinds april 2021 met Roosterplanning.

Voor de overgang naar Roosterplanning werkte GGD Gooi en Vechtstreek met excel-sheets. Omdat deze vaak nog per dag moesten worden ingevuld en gewijzigd, kostte het roosteren onevenredig veel tijd. Op zoek naar een alternatief kwamen zij in contact met de brandweer in de Gooi en Vechtstreek, een bestaande klant van Roosterplanning. Nadat de planner van de brandweer het systeem aan de mensen van de GGD liet zien en vertelde over de mogelijkheden, waren zij direct enthousiast gezien de verlichting van de werkdruk dit zou opleveren.

Implementatie in acht weken afgerond

Voor de GGD had het topprioriteit om het systeem zo snel mogelijk live te krijgen, zonder concessies te doen aan maatwerk en kwaliteit. Door C-quential (leverancier van Roosterplanning) zijn key users opgeleid, om intern de kennis van optimaal gebruik van het systeem te borgen. Deze ‘ambassadeurs’ vervullen een voortrekkersrol in het begeleiden van de overige medewerkers. Daardoor kon de implementatie in acht weken afgerond worden.

Informatievoorziening medewerkers verbeterd

Na de invoering van Roosterplanning is de informatievoorziening aan de medewerkers verbeterd, met name op het gebied van:

• Inzicht in waar en wanneer zij verwacht worden • Inzicht in met wie ze werken • Inzicht in de benodigde capaciteit in de komende werken

Kim Driessen en Johanna Verboom, Projectleiders Coronaprogramma GGD Gooi en Vechtstreek:

“Ons werk begon maart 2020 met enkel eigen medewerkers. Vanaf juni 2020 kwamen daar acht externe medewerkers bij voor het callcenter, testen en bron- en contactonderzoek. Inmiddels wordt er door meer dan 100 externe medewerkers zeven dagen per week keihard gewerkt. Het is een periode geweest van constant anticiperen op ad-hoc aanpassingen in het beleid, weinig voorbereidingstijd en een hoge verwachting in de uitvoering ervan. Roosterplanning heeft rust gebracht in de hectiek van de dag doordat medewerkers zelf hun rooster in konden zien en wijzigingen direct zichtbaar waren. Wij zijn blij met deze verbeteringen.”

Meer weten?

Wil je meer weten over de toegevoegde waarde voor jouw organisatie van flexibele online personeelsplanningssoftware die altijd en overal werkt? Maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende demo van Roosterplanning en ontdek de kracht van flexibel online roosteren voor jouw organisatie.