Vier tips voor succesvol gebruik van een roostersysteem

Ingrid Daamen, Consultant C-quential

Met de aanschaf van een nieuw roostersysteem zet je als organisatie een belangrijke stap. Daarom is het van essentieel belang om prioriteit te geven aan een succesvolle implementatie. Maar als je het systeem structureel wilt laten bijdragen aan je organisatie, moet je blijvend prioriteit geven aan succesvol gebruik. In deze blog geef ik vier tips waarmee je succesvol gebruikmaakt van een roostersysteem.

• Plan een eerste evaluatie

Plan enkele maanden na de implementatie een eerste evaluatie van het roostersysteem. In deze fase is er door de dagelijkse gebruikers - medewerkers, teamleiders en planners - voldoende gebruikservaring opgedaan om keuzes te maken voor verdere optimalisatie: moeten er extra functionaliteiten ingericht worden? Moeten er aanpassingen aan bestaande configuraties worden gedaan? Moet er aanvullende uitleg of training worden gegeven? Blijf continu in gesprek met medewerkers, teamleiders en planners. Alleen als zij het roostersysteem enthousiast omarmen haalt jouw organisatie het maximale eruit.

Maar zij zijn niet de enige stakeholders. Steeds vaker is het informeren van het hoger management een belangrijke doelstelling van een roostersysteem. Als de software enkele maanden in gebruik is, zijn voldoende data verzameld om de rapportage-functionaliteiten in te richten. Is het roostersysteem, zoals tijdens de implementatie afgesproken, gekoppeld met het management informatiesysteem? Zorg er dan voor dat helder is welke rapportages het hoger management helpen de organisatie te sturen. Als deze zijn ingericht, is het hoger management in staat om de besluitvorming mede te baseren op stuurinformatie uit het planningsproces.

• Organiseer een jaarlijkse audit

Haalt jouw organisatie het maximale uit het roostersysteem? Deze vraag staat centraal bij een audit. Voor blijvend succesvol gebruik van het systeem is het cruciaal dat jaarlijks zo’n breed onderzoek plaatsvindt. De audit wordt bij voorkeur geleid door iemand met kennis van je personeelsplanning, maar zonder directe betrokkenheid. Daarmee ben je verzekerd van een frisse, onafhankelijke blik. Soms zal de leverancier van je roostersysteem een aanbod doen om de audit te verzorgen. Voordeel hiervan is dat je profiteert van best practices bij andere organisaties die dezelfde software gebruiken.

Loggen medewerkers, teamleiders en planners dagelijks in? Wordt er gebruikgemaakt van het publiceren van openstaande diensten? Of zelfs: worden alle functionaliteiten waarvoor betaald wordt wel gebruikt? Tijdens de audit ga je op basis van de antwoorden op deze vragen het gesprek aan met de auditor. Bied bij signalering van niet-optimaal gebruik, zowel individueel als in groepsverband, extra uitleg en training aan om tot verbetering te komen. In deze tijd van personeelstekort maakt optimaal gebruik van je roostersysteem meer dan ooit het verschil voor het functioneren van jouw organisatie.

• Geef externe tweedelijns ondersteuning goed vorm

Na verloop van tijd ontwikkelen interne beheerders steeds meer kennis over het roostersysteem. Toch zul je bij complexe vragen altijd een beroep moeten doen op externe tweedelijns ondersteuning. Vaak zal de leverancier van je roostersysteem een aanbod doen om de tweedelijns ondersteuning te verzorgen. Voordeel hiervan is dat je intern geen diepe functionele of technische kennis van het systeem nodig hebt die je niet voltijd gebruikt.

Wel is het zaak om externe tweedelijns ondersteuning goed vorm te geven. Dat doe je door alle communicatie via de interne functionele en technische beheerders te laten verlopen. Door de beheerkennis van het systeem zoveel mogelijk bij hen te concentreren vergroot je hun kennis, waardoor je op termijn minder externe hulp nodig hebt. Daarnaast ben je met centrale communicatie het beste toegerust om issues goed en snel te verhelpen.

• Zet ook na de implementatie ambassadeurs in

Naast beheerders is er nog een groep stakeholders die zorgt dat je op termijn minder externe hulp nodig hebt: ambassadeurs. Ambassadeurs zijn digitaal vaardige dagelijkse gebruikers met kennis van de behoeften van hun directe collega’s. Zij zijn beter dan wie ook in staat om de vertaalslag te maken van bijvoorbeeld nieuwe features naar het dagelijks gebruik. Dus vervullen zij in potentie een belangrijke brugfunctie tussen de beheerders, het hogere management en de overige dagelijkse gebruikers.

Tijdens implementaties neemt deze representatieve groep enthousiastelingen hun collega’s mee in het gebruik van het nieuwe roostersysteem, is vraagbaak en geeft trainingen en individuele uitleg. Maar waarom zou je alleen tijdens de implementatie van een nieuw roostersysteem een beroep doen op ambassadeurs? Als je ultiem profijt van ambassadeurs wilt hebben, zet ze dan ook na de implementatie in. Zo creëer je bij de dagelijkse gebruikers een optimale user experience, waardoor zij het systeem enthousiast omarmen en jouw organisatie het maximale eruit haalt.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Ingrid Daamen op ingrid.daamen@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.

‍