Ingrid Daamen, Consultant C-quential, en Désirée Aries, Growth Manager C-quential
De verandering van cultuur en werkwijze binnen een organisatie die nodig is om participerend roosteren succesvol te maken heeft grote gevolgen voor de personeelsplanning. Waar medewerkers zich bijde introductie van participerend roosteren vaak de grote winnaar voelen en zich de nieuwe verantwoordelijkheden snel eigen maken, ligt een uitdaging op het gebied van de adoptie van participerend roosteren bij teamleiders en personeelsplanners. In deze blog vertellen wij hoe teamleiders enpersoneelsplanners participerend roosteren in de zorg tot een succes maken.
(Zorg)organisaties die participerend roosteren geven medewerkers meer invloed op het rooster, zoals op
· een basisrooster met vaste voorkeuren
· het aangeven van incidentele (niet-)beschikbaarheid
· het ruilen van diensten
· het regelen van vervanging
· het vastleggen van meer- en minderwerk
· het aanvragen van verlof
Dit zorgt voor tevreden medewerkers die vaker bereid zijn extra uren te werken. Hierdoor kun je de inhuur van uitzendkrachten en zzp'ers beperken en forse besparingen realiseren.
Waar medewerkers zich vaak de grote winnaar voelen bij de introductie van participerend roosteren en zich de nieuwe verantwoordelijkheden snel eigen maken, ligt een uitdaging op het gebied van de adoptie van de nieuwe cultuur en werkwijze bij teamleiders en personeelsplanners. Zet daarom niet alleen medewerkers, maar ook teamleiders en personeelsplanners centraal tijdens de implementatie van participerend roosteren. Dit is noodzakelijk omdat een succesvolle implementatie enkele maanden duurt en de reguliere werkzaamheden gewoon doorgaan. Deze investering betaalt zich terug, want uiteindelijk worden zowel teamleiders als personeelsplanners er beter van.
Medewerkers willen op elk gewenst moment een aanvraag voor een roosterwijziging kunnen doen en zo snel mogelijk antwoord. Zo maximaliseer je hun roosterbeleving en is je planning altijd actueel. Daarom is het zaak dat teamleiders en personeelsplanners,afhankelijk van de onderlinge rolverdeling, minimaal twee keer per week alle uitstaande aanvragen beoordelen.
Dit lijkt een extra inspanning, maar dat is het niet. Na de introductie van participerend roosteren ligt het initiatief tot bijvoorbeeld het ruilen van diensten en het regelen van vervanging niet meer bij personeelsplanners en teamleiders, maar bij medewerkers. Dit heeft grote voordelen voor teamleiders en personeelsplanners:
· minder tijd kwijt aanadministratie (teamleiders en personeelsplanners)
· meer medewerkers die tevreden enbetrokken zijn en minder snel de organisatie verlaten (teamleiders)
· meer tijd voor strategischepersoneelsplanning (personeelsplanners).
Participerend roosteren geeft medewerkers meer invloed op het rooster. Dit betekent voor hen meer vrijheid, maar ook meer verantwoordelijkheid. Een valkuil voor zowel teamleiders als personeelsplanners is om terug te vallen in hun oude rol als medewerkers hun verantwoordelijkheid niet oppakken. Het gevolg hiervan is al snel een (gedeeltelijke) terugkeer naar de oude situatie. Dit wil je koste wat het kost voorkomen. Neem het vastleggen van meerwerk. Als een medewerker plusuren heeftgedraaid is het zijn verantwoordelijkheid om deze vast te leggen in het roostersysteem.
Juist omdat het gaat om een verandering in cultuur en werkwijze, is het essentieel omhet hele proces rond participerend roosteren te borgen in het roosterbeleid. Zo is bijvoorbeeld altijd duidelijk wie voor welke stap in het roosterprocesverantwoordelijk is en wat het proces is bij een wijziging inarbeidsvoorwaarden of bij een nieuwe afdeling, en weten alle schakels in hetproces rond participerend roosteren hoe dit eruitziet. Daarmee biedt het roostersysteemhouvast aan alle stakeholders:
· Medewerkers
· Teamleiders
· Personeelsplanners
· Beheerders van het roostersysteem
· Beheerders van het HR-systeem
· Medewerkers van desalarisadministratie
Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp of directaan de slag? Neem contact op met Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.