Désirée Aries, Growth Manager C-quential
Bij veel zorgorganisaties sluit roosteren in een ECD-roosterfunctionaliteit minder goed aan op de planningsbehoeften dan roosteren in een specialistisch roostersysteem. Het lukt deze organisaties onvoldoende om eenvoudig en overzichtelijk gebruik voor ingeroosterde medewerkers en betrokken stafmedewerkers en optimale aansluiting op branche- en organisatiespecifieke processen, mogelijk te maken.
Over de meeste zorgorganisaties kun je twee dingen zeggen:
- medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van de organisatie
- personeelsplanning raakt veel interne processen
Daarom is personeelsplanning in de zorg - onweerlegbaar - een primair proces.
Wil je als zorgorganisatie een roostersysteem…
- dat eenvoudig en overzichtelijk te gebruiken is voor ingeroosterde medewerkers en betrokken stafmedewerkers (HR, functioneel beheer, applicatiebeheer)?
- waarmee je je personeelsplanning optimaal kunt laten aansluiten op branche- en organisatie specifieke processen?
Dan sluit een specialistisch roostersysteem beter aan op je automatiseringsbehoefte dan een ECD-roosterfunctionaliteit.
Dit komt omdat bij leveranciers van specialistische roostersystemen…
- de ontwikkelagenda primair ingericht is op het zo goed mogelijk inplannen van de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste plek
- nieuwe features niet eerst doorontwikkeld hoeven worden om in het grotere geheel van een ECD-systeem te passen
Ben jij betrokken bij de personeelsplanning binnen een zorgorganisatie? Goede kans dat je van de leverancier van je (nieuwe) ECD-systeem een roosterfunctionaliteit aangeboden zult krijgen, dat hebt gekregen of er misschien wel mee werkt. Vaak ziet een ECD-roosterfunctionaliteit er op het eerste gezicht aantrekkelijk uit en is deze ook voordelig geprijsd. In dat geval is het essentieel om de functionaliteit niet alleen te beoordelen op de prijs van afname maar op de totale kosten. Tenslotte is de aanschaf van een nieuw roostersysteem een investering voor meerdere jaren en zijn de gevolgen voor de organisatie ingrijpend.
Denk bij het beoordelen van de totale kosten onder meer aan de volgende features:
- Is er een integratie met het HR-systeem? Vaak kennen ECD-roosterfunctionaliteiten niet alle verlofregelingen met de kans dat met de kans dat deze verkeerd berekend worden
- Is er een koppeling met het salarissysteem? Vaak is het in ECD-roosterfunctionaliteiten niet mogelijk om een goede salarisexport te maken omdat deze niet alle variabelen ondersteunen
- Worden ambulante medewerkers in het rooster betrokken? Vaak wordt dit in ECD-roosterfunctionaliteiten niet ondersteund, waardoor zij hun rooster bijv. in Excel moeten ontvangen
- Wordt een bezettingsoverzicht over afdelingen heen getoond? Vaak bieden ECD-roosterfunctionaliteiten alleen een bezettingsoverzicht per afdeling, zodat niet ingevulde diensten veelvuldig onnodig extern ingevuld worden
- Is het mogelijk om een dienst stapsgewijs uit te zetten? Vaak is het in ECD-roosterfunctionaliteiten niet mogelijk om een dienst eerst binnen een team, daarna binnen collega-teams en vervolgens respectievelijk binnen de flexpool en extern uit te zetten
Ga daarom met de leverancier van je ECD-systeem in gesprek over onder meer de bovenstaande features. Weet daarbij één ding zeker: het is niet alles of niets: elk specialistisch roostersysteem bevat een open API waarmee je probleemloos koppelt met je ECD-systeem.
Goedbeschouwd kun je een ECD-systeem met een roosterfunctionaliteit vergelijken met een amfibievoertuig: je kunt er mee rijden en je kunt er mee varen. Maar bij optimaal aan je planningsbehoeften te kunnen voldoen heb je soms een boot van zes meter, en soms een boot van twaalf meter nodig. Of soms een boot met veel diepgang, en soms een boot met weinig diepgang.
Kortom, de begrijpelijke wens om meer in één te willen brengt vaak totale kosten met zich mee die op lange termijn nadelig uitpakken. Daarom sluit bij veel zorgorganisaties een specialistisch roostersysteem beter aan op de planningsbehoeften.
Een andere naam voor specialistische roostersystemen is best-of-breed personeelsplanningssoftware. Lees in deze blog meer over best-of-breed personeelsplanningssoftware.
Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.