Eric de Jong, Directeur C-quential, en Désirée Aries, Growth Manager C-quential
Het is voor veel organisaties een wake up call: het oplopende personeelstekort waarbij arbeidskrapte geen probleem meer is van alleen de vakantieperiodes, maar van heel het jaar. Zelfs met ATW-overschrijdingen en de inhuur van uitzendkrachten en zzp’ers komen de roosters niet meer rond. Dit moet anders. In deze blog gaan we in op hoe je met strategische en automatische personeelsplanning komt tot minder personeelstekort.
Bij veel organisaties wordt de personeelsplanning decentraal gedaan door medewerkers die dit erbij doen naast hun hoofdtaak. Dit heeft twee grote nadelen:
• Zij plannen in het belang van de korte termijn van hun afdeling, team of locatie in plaats van de lange termijn van de organisatie en roosteren daardoor suboptimaal
• Zij zijn vaak niet in staat om tijdig en proactief de keuzes omtrent de inzetbaarheid van medewerkers voor te leggen aan de leiding van de organisatie
De gevolgen hiervan zijn ingrijpend voor zowel de organisatie als de maatschappij. Want ze leiden tot:
• onnodige ATW-overschrijdingen (lagere vitaliteit en hoger ziekteverzuim)
• overbodige inhuur van uitzendkrachten en zzp’ers (hogere personeelskosten)
Het personeelstekort
• waarbij arbeidskrapte geen probleem meer is van alleen de vakantieperiodes maar van heel het jaar
• en zelfs met ATW-overschrijdingen en inhuur van uitzendkrachten en zzp’ers het rooster niet meer rond komt
is voor veel organisaties een wake up call.
Voor deze organisaties is er goed nieuws: dit kan anders met strategische en automatische personeelsplanning.
Strategische personeelsplanning valt centraal onder HR of bedrijfsvoering en wordt gedaan door fulltime personeelsplanners van HBO werk- en denkniveau. Een strategische personeelsplanner plant over teams, afdelingen en locaties heen zodat ondercapaciteit in een rooster vaker wordt opgelost met overcapaciteit uit een ander rooster, in plaats van met ATW-overschrijdingen en inhuur van uitzendkrachten en zzp’ers.
Een strategische personeelsplanner is voortdurend op de hoogte van:
• de beschikbaarheid van medewerkers (1)
en
• de minimaal benodigde bezetting (2)
Hij monitort structureel de pieken en dalen in de personeelsplanning; deze bewegen zich in de ideale situatie altijd binnen de banbreedte van 1 en 2. Hiernaast rapporteert hij proactief keuzes omtrent de inzetbaarheid van medewerkers aan de HR Directeur of Directeur Bedrijfsvoering, zoals:
• of er de komende zes maanden voldoende capaciteit is
• of er voldoende medewerkers met de juiste kwalificaties en competenties voor alle teams, afdelingen en locaties zijn
• of het budget toereikend is om te voldoen aan de minimale bezetting
• of de keuzes omtrent de inzetbaarheid van medewerkers in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving
In een overspannen arbeidsmarkt waarbij de medewerkers het belangrijkste kapitaal van de organisatie zijn en de personeelsplanning alle processen binnen de organisatie raakt, is de noodzaak van een goede planning evident.
Beslissingen over het oplossen van generieke planningsproblemen moeten genomen worden op strategisch niveau: door de strategische personeelsplanner en/of de HR Directeur of Directeur Bedrijfsvoering. Zo kan de organisatie garanderen dat de personeelsplanning zich continu beweegt tussen 1 en 2: een optimaal rooster.
Een strategische personeelsplanner krijgt bij het komen tot een optimaal rooster uitgebreide hulp van het roostersysteem: dit neemt alle herhalende werkzaamheden van hem over (automatisch plannen).
Automatisch plannen maakt een einde aan de situatie waarbij elke aanvraag voor een roosterwijziging beoordeeld moet worden door een planner. Stel: een medewerker doet een verlofaanvraag. Het roostersysteem weet alles wat belangrijk is bij het beoordelen van de aanvraag:
• hoe de bezetting die periode in het betreffende team, afdeling en locatie eruitziet
• of bij het goedkeuren van de aanvraag capaciteitsproblemen ontstaan
• hoe eventuele capaciteitsproblemen opgelost kunnen worden
In de praktijk is de beoordeling van veel aanvragen voor roosterwijzigingen voor een personeelsplanner een herhalende werkzaamheid. Deze aanvragen kunnen automatisch door het systeem beoordeeld worden, zoals wanneer:
• een medewerker een verlofaanvraag doet voor een periode waarin weinig verlof opgenomen wordt
• een medewerker een dienst kwijt wil op een moment dat er overbezetting is
• een medewerker een dienst wil ruilen met iemand van hetzelfde niveau
Zo zijn er nog vele voorbeelden van aanvragen die altijd goedgekeurd (of afgekeurd) kunnen worden en door het systeem beoordeeld kunnen worden. Deze werkzaamheden nemen tot 50% van de tijd van een planner in beslag. Met het vervallen van deze forse administratieve last ligt de weg vrij om de functie van personeelsplanner strategisch in te vullen.
Niet alle uitdagingen in het rooster kun je met automatisch plannen oplossen. Sommige vraagstukken zijn te complex voor een eenvoudige oplossing. Het roostersysteem herkent deze vraagstukken en legt deze neer ter beoordeling bij de planner om op te lossen. Daarmee is de planner alleen bezig met zaken die niet te automatiseren zijn, enkele voorbeelden hiervan:
• een medewerker wil drie weken verlof waarbij één week een onderbezetting is
of
• een medewerker wil een dienst ruilen met iemand van een ander niveau wat een tekort oplevert van een specifieke competentie
Het roostersysteem werkt automatisch de eenvoudige vraagstukken weg en legt de complexe vraagstukken neer ter beoordeling bij de planner. Zo breng je de doorlooptijd van verzoeken van medewerkers terug naar enkele seconden en haal je veel vertraging uit je planningsproces.
Bij de totstandkoming van een optimaal rooster zijn de medewerkers - het belangrijkste kapitaal van je organisatie - de grootste winnaar. Zij willen op elk moment een aanvraag voor een roosterwijziging kunnen doen en direct uitsluitsel. Dit maximaliseert hun roosterbeleving.
Zo kom je met strategische en automatische personeelsplanning tot minder personeelstekort.
Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Eric de Jong op eric.dejong@c-quential.com of Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.