Roosterplanning VVT: oplossing voor complexe personeelsplanning

Planning Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg

Tevreden medewerkers zorgen voor een probleemloze planning

De zorg in Nederland valt en staat met de medewerker die de zorg verleent. De laatste jaren is de druk op de medewerkers toegenomen en organisaties zoeken naar middelen om de medewerkers te behouden en te helpen presteren. Roosterplanning helpt hierbij door de planning te vereenvoudigen en tegelijk de invloed van medewerkers op het proces te verhogen. Doordat alle processen rondom de planning zijn geautomatiseerd krijgen medewerkers meer voor elkaar in minder tijd.

Monica Zwets

De Zellingen

“Vroeger had je als leidinggevende alleen een papieren rooster. Nu staat alles online en zijn de roosters altijd actueel. Medewerkers hebben daardoor veel eigen regie gekregen en tegelijkertijd kunnen leidinggevenden beter sturen.”

Bekijk de film

Roosterplanning verhoogt medewerkerstevredenheid in de zorg

Roosterplanning is er primair om de medewerker te ontzorgen en richt zich volledig op het eenvoudig maken van de planning voor deze medewerker. De meeste planningsoplossingen richten zich op het maken van het ideale rooster en vragen daarbij aandacht van de organisatie en de betrokken medewerkers; vaak wordt er ook nog complexiteit toegevoegd in dit proces. Roosterplanning heeft juist de filosofie het ‘ideale rooster’ los te laten en alle aandacht ligt op het zo eenvoudig mogelijk ondersteunen van wijzigingen in het rooster, rekening houdend met de wensen en beschikbaarheid van de medewerkers. Door de medewerker op het juiste moment te betrekken in het planningsproces en daarmee de complexiteit uit de planning te halen zorgt Roosterplanning voor draagkracht en eenvoud. De medewerker voelt zich geholpen en zal daarmee meer bereid zijn mee te denken met de organisatie.

Aanvullend op de unieke wijze van plannen is Roosterplanning sterk gedreven om het handmatige werk te verminderen en daarbij de kwaliteit te verhogen. Drie voorbeelden hiervan zijn de koppelingen met het HR systeem, het ECD en met uitzendbureaus:

• Met de HR koppeling behoort dubbele invoer tot het verleden. De gegevens die worden uitgewisseld zijn ziekte, verlofrechten en opnames, NAW gegevens, contractwijzigingen en nieuwe medewerkers;
• Dankzij de connectie met het ECD levert Roosterplanning de planning voorwaarts aan het ECD, terwijl het ECD levert de realisatie van uren terug levert aan Roosterplanning;
• De integratie met uitzendbureaus zorgt er voor dat het uitzetten van de open dienst en de communicatie en afhandeling rondom een openstaande dienst volledig automatisch verloopt. De doorlooptijd om een open dienst in te vullen wordt lager en de tijd die de planner nodig heeft om de administratie en communicatie vermindert met 75%.

Verminderen van administratieve lasten en optimaliseren van processen

Naast het ontzorgen van de medewerker en het automatiseren van de bovenstaande koppelingen heeft Roosterplanning nog meer functionaliteiten die helpen om processen te optimaliseren en de administratieve last te verminderen, bijvoorbeeld:

Wijzigingen op het rooster

Medewerkers initiëren zelf Ruilingen van dienstruilingen, meldingen van overwerk & minderwerk, verlofaanvragen en wensen. Zo heeft de medewerker invloed op zijn eigen planning en heeft de planner minder administratieve handelingen;

Urenverantwoording

Iedere medewerker heeft een persoonlijke urenverantwoording die gekoppeld is aan het rooster. Aan het eind van de maand kan de medewerker aangeven wat de wensen zijn voor uitbetaling. De leidinggevende geeft akkoord op deze wens waarmee de betaling in het HR systeem klaar staat;

Kostendoorbelasting

Uren die een medewerker werkt buiten het eigen rooster worden automatisch berekend aan de juiste afdeling. Het verschil in budget en realisatie wordt hiermee direct inzichtelijk;

Rapportage en data uitwisseling

Roosterplanning heeft een rapportage tool waarmee alle relevante data gerapporteerd en geëxporteerd kan worden. Tevens is het mogelijk om gegevens automatisch te delen met ieder ander systemen.

De belangrijkste voordelen van Roosterplanning voor VVT

• Dezelfde oplossing voor alle afdelingen en daardoor meer inzicht en minder beheer
• Meer, betere en vergelijkbare rapportages
• De mogelijkheid tot betere sturing vanuit een centrale rol
• Kansen om afdelingen te helpen bij structurele en tijdelijke uitdagingen
• Verbetering op kwaliteit omdat afdelingen van elkaar kunnen leren
• Tevreden leidinggevenden en medewerkers omdat de software eenvoudig en overzichtelijk is
• Kostenbesparing

Met Roosterplanning haalt u een moderne SaaS oplossing in huis die helpt handmatig werk te verminderen en de kwaliteit van het rooster en de omliggende processen te verbeteren. De eenvoud van de software zorgt voor draagvlak bij de medewerkers én ontzorgt de organisatie.