"Een rooster rondkrijgen is toch een beetje dealen."
"Een rooster rondkrijgen is toch een beetje dealen."
Roosterplanning is gekoppeld met ons management informatie systeem. Dat is echt ideaal. Vroeger zat ik handmatig diensten te tellen en in te kloppen in Excel. Nu wordt alles wat ik wil weten automatisch uit Roosterplanning gehaald en getoond in mijn dashboard.
"Sinds 1998 werkt hij al bij de ambulancedienst. Ron Bos. In die tijd waren er veel verschillende ambulancediensten. Hij werkte bij Silo. Een van de kleine, private partijen. ‘We deden de planning met potlood en gum achterin de wagen’, lacht hij, dat kon toen nog."
In 2003 gingen alle private diensten samen in de BIOS-groep en eind 2019 werden ze overgenomen door de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. De Ambulance Rotterdam-Rijnmond (ARR) zoals ze nu heten, telt daarmee zo’n 500 medewerkers. Inmiddels stuurt Ron niet langer een team van ambulanceverpleegkundigen aan maar de mensen er omheen, waaronder het roosterbureau.
"De maatschappij is sterk veranderd."
In 25 jaar tijd heeft hij veel zien veranderen. Zowel in grootte als in cultuur. ‘Het privéleven van medewerkers is een steeds grotere rol gaan spelen. Vooral jongeren vragen steeds meer flexibiliteit. Zij hebben vaak een partner die ook werkt en waarmee ze hun agenda moeten afstemmen. Maar ze groeien simpelweg ook op in een maatschappij waar ze gewend zijn alles zelf te kunnen beïnvloeden.’
Dat is wel een spanningsveld, vindt Ron. ‘We hebben als ambulancedienst een hele grote verantwoordelijkheid. We zijn een hulpdienst. Het is onze taak om voldoende wagens op de weg te zetten. Medewerkers denken vaak niet vanuit dat grote geheel.’ Dat is ook wel een beetje inherent aan hun werk, beaamt hij. ‘Ze zijn hun hele dienst natuurlijk zelfstandig onderweg.’ Toch kan hij zich niet herinneren dat hij vaak een verlofaanvraag weigerde. Integendeel. ‘Ik zei eigenlijk nooit nee, maar ik ging in gesprek met mijn medewerkers. Ging samen kijken of ze dan een andere dienst konden doen, zodat we als organisatie geen problemen kregen. Dat lukte eigenlijk altijd. Het is toch een beetje dealen, zo’n rooster rond krijgen.’
"Roosterplanning functioneert eigenlijk ook zo."
‘Roosterplanning functioneert eigenlijk ook zo. Het is gebaseerd op de gedachte dat een rooster na publicatie voor het overgrote deel wijzigt. Het kan medewerkers opties aandragen die ik vroeger in persoon moest aandragen. Dat is heel fijn.’ Wat je ook ziet, is dat mensen het gebruiken om zoveel mogelijk met een vaste maat te rijden. Nu we samen zijn gegaan met de veiligheidsregio is het aantal partners waarmee ze kunnen worden ingeroosterd toegenomen. Dat vindt niet iedereen even fijn. Door de ruiloptie kunnen ze toch een beetje grip houden op de persoon met wie ze samenwerken. Tegelijkertijd houden wij grip op het rooster, omdat wij het basisrooster wel zelf maken en publiceren. Ook de wijzigingen die worden gedaan, moeten wij nog steeds accorderen. Alleen heeft het systeem al voor ons uitgezocht of ze mogelijk zijn. Zo kun je in een grote organisatie met een complex rooster en meer afstand tot de medewerker toch “klein” werken.’
"Het is belangrijk alles te kunnen overzien. Dat geeft je het gevoel dat je controle hebt."
‘Roosterplanning is ook gekoppeld met ons management informatie systeem. Dat is echt ideaal. Vroeger zat ik handmatig diensten te tellen en in te kloppen in Excel. Nu wordt alles wat ik wil weten automatisch uit Roosterplanning gehaald en getoond in mijn dashboard.’ Ron wijst naar z’n computerscherm. ‘Kijk, hier kan ik bijvoorbeeld precies zien wie er deze week allemaal bezig zijn met nevenwerkzaamheden zoals scholing. Dat is natuurlijk heel belangrijk, maar ik zou er ook ambulancediensten van kunnen maken. In tijden van crisis, zoals nu met Covid-19, is dat iets wat je inzichtelijk wilt hebben en aan het managementteam wilt meegeven zodat zij dat in hun beslissingsproces kunnen meewegen. Het is ontzettend waardevol dat ik over die informatie beschik. Dat maakt dat je alles onder controle kunt houden.’