De planner heeft in Roosterplanning een optimaal zicht over de verschillende locaties en kan eenvoudig over locaties heenplannen
De planner heeft in Roosterplanning een optimaal zicht over de verschillende locaties en kan eenvoudig over locaties heenplannen
Het realiseren van een besparing op de inzet van uitzendkrachten en het voorkomen van fouten bij de verwerking van declaraties. Dit waren de twee belangrijkste doelstellingen bij de ingebruikname van Roosterplanning door de afdeling Sportaccommodaties (zwembaden en sporthallen) van de gemeente Leiden. Bij deze afdeling worden 68 medewerkers die buiten het ‘dagvenster’ vallen (onregelmatig werken) ingeroosterd via Roosterplanning.
Ilja Rodenburg is één van de vier Functioneel Beheerders in het team HRM-applicaties bij Servicepunt71. Servicepunt71 verzorgt de bedrijfsvoering bij de Gemeente Leiden en vijf andere partnerorganisaties. Het team HRM-applicaties is de verbindende schakel tussen de mensen van C-quential (leverancier van Roosterplanning) en de managers, planner en medewerkers van afdeling Sportaccommodaties voor alles wat met het gebruik van Roosterplanning te maken heeft.
Ilja Rodenburg: “Voordat de implementatie van Roosterplanning een feit was werkte de afdeling Sportaccommodaties vaak met uitzendkrachten om gaten in de planning op te vangen. Hiernaast kostte ook het handmatig inroosteren van deze krachten veel geld omdat het niet efficiënt genoeg gedaan kon worden over de verschillende locaties. Hierop wilde de gemeente Leiden graag besparen. Deze doelstelling hebben we met de inzet van Roosterplanning gerealiseerd met drie concrete verbeteringen:
De planner heeft in Roosterplanning een optimaal zicht over de verschillende locaties en kan eenvoudig over locaties heenplannen. Zo kan ondercapaciteit op een locatie vaker opgelost worden met overcapaciteit op een andere locatie. Hierdoor kunnen uitzendkrachten en vaste medewerkers veel efficiënter ingezet worden.
Medewerkers kunnen in Roosterplanning zelfdiensten ruilen en vervanging zoeken, die de planner met één druk op de knop kan bevestigen. Zo worden meer capaciteitsproblemen door medewerkers zelf opgelost.
In de rapportage-functionaliteit van Roosterplanning hebben de managers beter inzicht in de kosten van de inzet van uitzendkrachten en vaste medewerkers. Zodra deze voor uitzendkrachten te hoog oplopen wordt sneller bijgestuurd.”
Voor de ingebruikname van Roosterplanning maakte de planner de roosters op papier of in Excel en declareerden de medewerkers hun gewerkte uren via Youforce Selfservice, waarna deze handmatig door hun manager én HR goedgekeurd werden. Hierbij leidde onduidelijkheid over alle soorten contracten en toeslagen soms tot fouten bij de uitbetaling van toeslagen. Dit wilde de gemeente Leiden voorkomen.
Ilja Rodenburg: “Deze doelstelling hebben we met de inzet van Roosterplanning gerealiseerd omdat de mensen van C-quential bij de implementatie van Roosterplanning op basis van de CAO-regels alle soorten contracten en toeslagen hebben geconfigureerd. Nu is automatisch duidelijk op welke toeslagen bij welke uren medewerkers recht hebben.
Uiteindelijk worden de toeslagen nog eens goed gecheckt. “Elke medewerker ziet in ‘urenverantwoording’ in Roosterplanning op welke dagen hij welke uren heeft gewerkt en op welke toeslagen hij recht heeft. Hij ziet onderaan de streep precies welke toeslagen hij daarvoor uitbetaald krijgt. Bij vragen is de planner beschikbaar om te helpen. Bij geen vragen of na beantwoording van de vragen door de planner geeft eerst de medewerker en daarna de manager akkoord. HR hoeft er niet meer naar te kijken.
Uiteindelijk worden alle data elke maand bijtijds via een automatische koppeling van Roosterplanning naar ons salarissysteem geëxporteerd. Zo weten alle betrokkenen zeker dat alles klopt.”
Wil je meer weten over de toegevoegde waarde van Roosterplanning voor jouw organisatie? Maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie of neem contact op met Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of 06 11 36 17 22.